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宣化科技职业学院行政公文处理办法

日期:2016-07-08

                                                宣化科技职业学院行政公文处理办法 

 一、公文种类

公文种类有:决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要10种。

㈠决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。   

㈡通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

㈢通知

适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项,任免人员。

㈣通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 

㈤报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

㈥请示

适用于向上级机关请求批示、批准。

㈦批复

适用于答复下级机关的请求事项。

㈧意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

㈨函

适用于不相隶属机关间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

㈩会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文形成过程

公文的撰制是一个完整的过程,它一般包括拟稿、签发、打印、校对、用印、登记、下发、存档等程序。

㈠拟稿

凡以学院行政名义上报和下发的综合性文件由院办公室负责拟搞;学院某一方面工作的文件由相应的科室拟稿。重要文件应由领导亲自动手或主持、指导拟稿。

㈡部门签署意见及会签。

文件草拟后,由本科室负责人初审并签署意见。如文件内容涉及几个科室,拟稿科室应请有关科室负责人一并签署意见后方可送院办公室审核。

㈢复核。

办公室接到送审稿后,应及时审核。核稿的重点是:

1、检查是否符合公文处理程序及要求。

2、检查是否需要行文。

3、检查是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,是否与其它公文重复或有脱节之处。

4、检查是否与有关部门协商、会签。

5、检查文字表达、文件使用、行文格式是否合符规定,标点符号使用是否正确、主送和抄送是否适当、标题及主题词选配是否准确。

㈣签发。

以本学院名义制发的上行文,由院长签发;以学院名义制发的下行文或平行文,由学院院长或分管副院长签发。成文日期以负责人签发的日期为准。

㈤编号、登记、打印。

1、以学院名义发的文件,办公室接到文件定稿后,应及时登记、编号、不能自行打印者可送机要打字室打印,并根据急缓、先后顺序安排打印。文件打完后,打字员应及时通知拟稿人校对。

2、各部门文件,除已明确由学院办公室打印者外,由各部门负责打印。

㈥印刷、装订、用印、发文、存档。

公文印制要讲究外观形式,应力求美观整洁。印制的文件由拟稿部门负责到院办公室盖印,装订后下发。

1、学院的印章:需由院长、副院长或授权学院办公室主任签字后方可使用。

2、学院办公室的印章:需由办公室主任签字后,方可使用。

3、各部门的印章:需由各部门负责人签字后方可使用。

4、用印要严格审查,对不符合签发权限,用印手续不完备、行文关系不正确的不予用印。

5、盖印要清晰,色泽要鲜艳,位置要适当。

对于按发文程序处理完毕的文件,应将文件形成过程的底稿和印制文件两部分交办公室文书核查后存档。

拟制、修改和签批公文,用笔用墨用纸及书写必须符合存档要求。

 

(通讯员:王芳  审核:王凯东)